Feedback efficace: cos’è e come darlo in modo efficace

Il feedback efficace in azienda è un elemento fondamentale della gestione delle risorse umane, poiché consente di monitorare e migliorare le prestazioni dei dipendenti, e alle organizzazioni di funzionare meglio. Nel contesto di un ambiente lavorativo sempre più dinamico e competitivo, dare feedback periodici ai dipendenti è essenziale per raggiungere gli obiettivi aziendali e migliorare la qualità del lavoro.

In questo articolo, esploreremo cos’è il feedback, l’importanza di fornirlo regolarmente ai dipendenti e come strutturarlo in modo efficace.

Cos’è il feedback?

Quando si parla di feedback si fa riferimento a un “processo per cui il risultato di un’azione si riflette sul sistema (persona) che ha compiuto l’azione stessa, per correggerne o modificarne il comportamento”.

In pratica, il feedback è un processo bidirezionale che consente alle persone e alle organizzazioni di lavorare bene, perché fornisce indicazioni precise su ciò che funziona, su ciò che dev’essere migliorato e su come farlo.

Il feedback può essere dato ai dipendenti sia dai responsabili che dai colleghi, e può riguardare qualsiasi aspetto del loro lavoro, dalle competenze tecniche, alle soft skill, alle attitudini comportamentali. Inoltre, perché sia davvero efficace, deve essere costante e puntuale, in funzione della cultura aziendale, del tipo di lavoro e della persona.

Per esempio, una figura junior avrà bisogno di ricevere feedback molto più frequenti per migliorare, rispetto a un senior. 

L’obiettivo del feedback è sempre quello di valutare le prestazioni dei dipendenti, individuando punti di forza e aree di miglioramento. Il focus, quindi, è sul comportamento e non si sposta mai sull’identità della persona, sia in caso di una valutazione positiva che negativa.

Un feedback deve essere prima di tutto oggettivo e non basarsi su pregiudizi o simpatie. Deve accompagnare le persone verso la possibilità di un miglioramento, evitando di “dare un voto”. Per questo, è necessario che chi lo eroga sia capace di formularlo nella maniera più corretta.

Al tempo stesso, per chi lo riceve, è importante imparare a riceverlo e a dare egli stesso un feedback al suo interlocutore circa la sua capacità di fornirlo.

Tipologie e parametri del feedback

Le tipologie principali di feedback sono generalmente suddivise in tre categorie: la valutazione, il complimento e il “rimprovero”.

1. Valutazione: mira a fornire un feedback obiettivo delle prestazioni di un individuo, identificando aree di forza, di miglioramento e suggerendo indicazioni per crescere professionalmente.

2.   Complimento: finalizzato ad apprezzare un comportamento, riconoscendone le implicazioni positive e incentivandolo a replicarlo.

3.   “Rimprovero”: mira a sottolineare un comportamento inadeguato specifico, con l’obiettivo di suggerire delle alternative valide.

Come dare un feedback efficace 

Ma anche perché può essere utilizzato per motivare i collaboratori e migliorare la loro soddisfazione lavorativa, prevenire e risolvere conflitti o problemi in modo tempestivo.

Perché questo avvenga è però fondamentale che il messaggio sia veicolato con parole, toni e gestualità costruttivi, privi di generalizzazioni, biasimo e violenza verbale; e che ci sia un’apertura verso il futuro e verso la possibilità di migliorare.

Per garantire che il feedback sia efficace, è necessario adottare un metodo strutturato. Alcuni dei passaggi più importanti da seguire per dare un feedback utile ed efficace sono:

1. essere specifici

Il feedback deve essere specifico e dettagliato, è importante evitare di fornire commenti vaghi e imprecisi. L’obiettivo è di permettere alla persona dipendente di capire esattamente cosa e come migliorare.

Ad esempio, invece di dire “devi essere più organizzato”, è più efficace dire: “Ho notato che negli ultimi 3 mesi non sei riuscito a rispettare 3 scadenze dei progetti x e y. Cosa reputi si possa fare  per migliorare la tua organizzazione e assicurarti di consegnare i progetti in tempo?”.

2. Sui comportamenti e mai sull’identità

Il feedback deve basarsi su fatti oggettivi, non su giudizi o valutazioni personali. Per questo, deve sempre essere rivolto verso il comportamento e non verso l’identità della persona.

Ad esempio, invece di dire “Non sei bravo a comunicare con i clienti”, è più efficace dire: “Ho notato che in quella situazione x, y e z  hai avuto difficoltà nel rispondere tecnicamente, in modo chiaro e completo, alle domande del cliente. Come pensi si possa migliorare?”.

3. Essere equilibrati

Il feedback dovrebbe essere equilibrato sia in termini di frequenza che di tipologia. Le valutazioni vanno fornite in modo costante e puntuale, ma devono essere programmate periodicamente e con una frequenza equilibrata che tenga conto della situazione, tipologia di feedback, expertise e seniority della persona.

4. Essere proattivi

Il feedback non dovrebbe essere solo un momento in cui si rilevano i problemi, ma anche un’opportunità per trovare soluzioni e miglioramenti. È fondamentale suggerire al dipendente azioni specifiche che possa mettere in pratica per migliorare le sue prestazioni o i suoi comportamenti.

5. Essere empatici

Infine, il feedback dovrebbe essere sempre dato con empatia e rispetto. Il dipendente è una persona e l’obiettivo è quello di aiutarlo a migliorare, non di criticare o umiliare.

Il modello di feedback

Per erogare il feedback in maniera costruttiva e utile possiamo utilizzare un modello che prevede:

• creazione di un momento adeguato a comunicare il feedback: non si tratta di una comunicazione leggera da dare di fronte alla macchinetta del caffè o nei ritagli di tempo, ma di un momento a cui destinare la giusta importanza e per cui preparare un setting adeguato.

 

• Linguaggio positivo ed empatico: è importante scegliere le parole giuste che non facciano sentire la persona giudicata. 

 

• Domande aperte: è importante guidare la persona verso il riconoscimento delle proprie aree di miglioramento e di possibili soluzioni. Le domande aperte aiutano a ragionare in modo attivo, senza essere influenzati dal contesto esterno.

 

• Spazio di silenzio e ascolto attivo: una volta comunicato il feedback è fondamentale lasciare all’interlocutore il tempo di metabolizzare quanto ascoltato, prima di aprire una fase di dialogo. Quest’ultima, deve essere poi caratterizzata dall’ascolto attivo, concedendo alla persona di esprimere la propria opinione e i propri dubbi senza essere interrotta.

Conclusione

È evidente che i commenti incoraggianti da parte del management sono preziosi per motivare i lavoratori e aumentare la produttività, poiché premiano le azioni corrette. Oltre a quello positivo / di complimento, però, anche il feedback negativo / di “rimprovero” è fondamentale. Se fornito in modo adeguato, può aiutare a comprendere i propri punti di forza e a individuare le proprie aree di miglioramento, riducendo la frequenza e l’entità dei comportamenti improduttivi.

Il feedback appropriato, fornito al momento giusto, può avere un effetto enorme su azioni, capacità e persino prospettive occupazionali future.